POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ECOSISTEMAS DIGITALES S.A.S.
CONTENIDO
1. Objetivo de la Política
2. Definiciones
3. Autorización para el tratamiento de datos personales
4. Finalidades del tratamiento de datos personales
5. Tratamiento de los datos personales
6. Derechos del titular de datos personales
7. Procedimientos para presentar consultas y reclamos y área encargada de atenderlos
8. Información sobre el responsable del tratamiento
9. Vigencia y modificación de la política de tratamiento de datos personales
1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA
Ecosistemas Digitales S.A.S. (en adelante “EDN”), sociedad identificada con NIT 901.380.553-9, ubicada en la ciudad de Medellín, tal como se indica en el numeral 8 “INFORMACIÓN SOBRE EL RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO”, con el fin de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometida con la privacidad de la información personal, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), la cual aplicará a los clientes, aliados, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y cualquier otra persona sobre la cual EDN deba recolectar y tratar sus datos personales.
En esta Política, la cual es aplicable a los datos personales registrados en las bases de datos de EDN, detalla los lineamientos corporativos generales sobre el debido tratamiento a los datos personales de los titulares, sus derechos, el área responsable de atender las consultas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales.
En cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y las demás disposiciones aplicables, EDN sólo recolecta datos personales cuando así haya sido autorizado de manera previa, expresa e informada por su titular, implementando para tal efecto políticas y procedimientos claros con relación a la confidencialidad, seguridad y privacidad de los datos personales.
2. NORMATIVA APLICABLE
A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales en las cuales EDN se basa para el desarrollo de esta Política:
a. Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
b. Ley Estatutaria 1266 de 2008.
c. Ley 1273 de 2009.
d. Ley Estatutaria 1581 de 2012.
e. Decreto 886 de 2014.
f. Decreto 1074 de 2015.
g. Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
h. Circular 003 y 002 Superintendencia de Industria y Comercio.
3. DEFINICIONES
Para efectos de esta Política y con el fin de que sea proporcionado un mejor entendimiento de esta, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a. Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b. Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de EDN.
c. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
d. Causahabiente: es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).
e. Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
f. Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
g. Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
h. Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
i. Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
j. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
k. Grupo de interés: son personas y/o organizaciones que están interesadas e involucradas con EDN e interactúan con la misma. Dentro de estos se encuentran: Empleados, aspirantes, proveedores, accionistas y clientes, entre otros.
l. Información Personal: se refiere a Dato Personal.
m. Inteligencia Artificial: grupo de herramientas tecnológicas, con cierto grado de autonomía, que buscan crear experiencias memorables a nuestros grupos de interés, así como procesos altamente eficientes por medio del análisis el entorno y realización acciones.
n. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.
o. Tercero Receptor de Datos: persona jurídica a quien EDN comparte información del titular, con previa autorización de este, y el cual trata los datos personales en con el objetivo de proveerles sus productos o servicios a los titulares, mejorar la experiencia de los titulares al usar los servicios o productos, realizar análisis de datos.
p. Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para EDN serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por EDN, ya sea directa o indirectamente.
q. Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
r. Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
s. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS RECTORES
a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: EDN es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b. Principio de finalidad: EDN tratará los datos personales obedeciendo a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c. Principio de libertad: EDN tratará los datos personales sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. EDN prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: los Titulares tiene derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, EDN no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
g. Principio de seguridad: EDN tratará la Información Personal con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de esta.
5. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales que son incluidos en las bases de datos de EDN provienen de la información recolectada en virtud del desarrollo de su objeto social, de las relaciones comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, aliados, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.
Previo de la recolección de datos personales, EDN solicitará la autorización de manera que el Titular otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del Tratamiento al cual son sujetos sus datos personales o en caso de recibir información en calidad de Encargado solicitará al Responsable la respectiva autorización mencionada y validará que la misma cumpla con los requisitos legales. En dicha autorización se informará: (i) los tratamientos que realizará EDN y las finalidades específicas del tratamiento; (ii) la libertad de responder las preguntas dirigidas a menores de edad o sobre datos sensibles; (iii) los derechos que tienen los titulares frente a EDN y demás Encargados y Responsables del Tratamiento, y los medios para ejercerlos; (iv) la identificación de EDN como Responsable del Tratamiento; y (v) la ubicación de la presente Política.
La Autorización del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas. Los datos personales recolectados por EDN, son almacenados a través de medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados, procurando salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los titulares.
EDN informa los titulares que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: (i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (ii) datos de naturaleza pública, (iii) casos de urgencia médica o sanitaria, (iv) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, (v) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas y (vi) bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales de los titulares son recolectados y tratados por EDN en desarrollo de su objeto social y con la finalidad de:
6.1. Finalidades contractuales y legales. Aplicables a clientes, aliados, usuarios, empleados, proveedores y en general todos los grupos de interés:
– Finalidades Principales:
a. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de EDN.
b. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de los contratos celebrados con los titulares de los datos personales, actuando estos en nombre propio o en representación de una persona jurídica.
c. Prestar los servicios contratados conforme a los contratos celebrados con los titulares de los datos personales.
d. Debida ejecución de los convenios comerciales celebrados con terceros aliados.
e. Gestionar las consultas y reclamos presentadas por los titulares de datos personales, respecto del tratamiento dado a éstos por EDN.
f. Informar al titular sobre las actualizaciones efectuadas a los servicios ofrecidos por EDN, sobre nuevas versiones disponibles para descarga, así como las actualizaciones o cambios introducidos a los Términos y Condiciones y a esta Política.
g. Realizar el procesamiento y administración de las transacciones realizadas por el titular como cliente, usuario o aliado de EDN por medio de las plataformas contratadas.
h. Administración de las plataformas donde se prestan los servicios.
i. Emisión de facturas electrónicas, notas débito y crédito, consulta y trazabilidad del documento y envío al cliente final.
j. Efectuar las gestiones relacionadas con cobranza y pagos de terceros.
k. Administrar sistemas relacionados con nómina electrónica y reporte a la DIAN.
l. Realizar la debida diligencia para el correcto del conocimiento de los clientes, aliados y proveedores, realizado búsquedas en listas de control autorizadas, con el fin de prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
m. Compartir datos con terceros en el territorio nacional o fuera del país para la prestación del Servicio, dada la localización de la infraestructura de las Plataformas contratadas.
n. Prestar servicios de soporte tecnológico o almacenamiento en la nube.
6.2. Finalidades laborales. Aplicables a empleados, aspirantes y aprendices:
– Finalidades Principales:
a. Adelantar procesos proceso de selección, admisión e ingreso de personal a EDN.
b. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por EDN con el titular de los datos, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo, o según lo disponga la ley.
c. Realizar actividades requeridas por el área administrativa de EDN, incluyendo, pero sin limitarse a, la identificación plena del trabajador o aprendiz, archivo y manejo de su información de contacto y de su información académica y profesional.
d. Implementar los protocolos de bioseguridad ordenados por el Gobierno Nacional para la realización de las actividades laborales y productivas en condiciones adecuadas de salubridad.
e. Contactar al titular de los datos por diferentes medios para desarrollar el objeto de los vínculos contractuales.
f. Conocer y hacer seguimiento al estado de salud de los empleados, aprendices, contratistas y demás personal vinculado a EDN.
– Finalidades Accesorias:
a. Ofrecer programas de bienestar empresarial para los empleados y sus familiares.
b. Realizar menciones o reconocimientos en el desarrollo de programas de bienestar.
c. Realizar consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – SAGRILAFT, así como el cumplimiento con estándares de ética y trasparencia adoptados por EDN.
d. Desarrollar eventos, programas de tipo institucional directamente o en asocio a terceros.
e. Presentar informes o responder solicitudes en auditorías internas o externa.
f. Compartir información personal a clientes que lo requieren para la ejecución de actividades contractuales.
g. Usar, explotar y divulgar la imagen del titular del dato para que sea incluida, publicada y usada en cualquier soporte o medio que permita la comunicación pública de la misma en cualquier formato con el fin de ejecutar convenios y alianzas; campañas de publicidad y mercadeo; incorporar en la firma de correo electrónico, usar en el perfil en LinkedIn y en comunicaciones internas y externas.
6.3. Finalidades comerciales y publicitarias: Aplicables a clientes, aliados, usuarios y proveedores:
– Finalidades Principales:
a. Contactar al titular de los datos por diferentes medios para desarrollar el objeto de los vínculos contractuales.
b. Otorgar garantía sobre los productos y servicios adquiridos, según la ley aplicable.
c. Gestionar trámites, solicitudes, quejas o reclamos relacionados con los productos o servicios ofrecidos por EDN.
d. Atender las solicitudes relacionadas con ventas, estado de orden de compra y servicio al cliente.
e. Enviar mensajes a través de las plataformas, tal como información sobre próximos pagos, campañas de afiliación o cualquier tipo de información relacionada con los servicios que preste EDN.
f. Cuando el cliente lo requiera, solicitar la emisión de certificados digitales a terceros.
– Finalidades Accesorias:
a. Desarrollar eventos, programas de tipo institucional directamente o en asocio a terceros.
b. Mantener comunicación constante con el titular de los datos personales sobre las actividades, programas y eventos desarrollados o próximos a ser desarrollados por EDN.
c. Realizar campañas de publicidad y mercadeo, y ofrecer productos y servicios.
d. Comunicar ofertas, descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.
e. Contactar al titular de los datos por diferentes medios para realizar encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios ofrecidos por EDN.
f. Realizar estudios de mercado, acciones de inteligencia de negocios, investigaciones de tendencias de mercado y analítica de datos que permitan establecer preferencias de consumo, utilizando los datos personales para generar información consolidada sobre hábitos, tendencias, consumos y comportamientos de los titulares.
g. Compartir datos con terceros para realizar estudios de mercado y analítica de datos que permitan establecer preferencias de consumo
h. Desarrollar e implementar programas de fidelización y/o mejora de los productos y servicios para los clientes.
i. Realizar actividades de geolocalización.
7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR MEDIO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
Ecosistemas Digitales S.A.S. puede utilizar la Inteligencia Artificial para el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares, de conformidad con lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias, e implementando buenas prácticas para el uso adecuado de estas soluciones tecnológicas.
El manejo de los Datos Personales por medio de la Inteligencia Artificial se realizará bajo los parámetros contenidos en la autorización para el Tratamiento que otorga el Titular y cumpliendo con las normas y Políticas aplicables.
8. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
EDN dará tratamiento a los datos personales por el término que sea razonable y necesario, el cual no será inferior al término de duración de EDN o de la relación contractual, legal o comercial que se tenga con el titular de los datos personales. Una vez cese la finalidad o la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de EDN o serán archivados bajo medidas de seguridad adecuadas, a efectos de sólo ser divulgados cuando la ley así lo exija.
9. TIPO DE DATOS PERSONALES QUE SON TRATADOS POR EDN
En desarrollo de las finalidades antes descritas, EDN, recolecta y da tratamiento a datos personales de identificación de los titulares, datos de contacto, datos de ubicación, fecha de nacimiento, nombre, identificación, datos relacionados con su género, estado civil, relacionados con su estado de salud, imagen, datos de dirección, actividad económica, número de cuentas bancarias, cookies, entre otros.
En el evento en que EDN recolecte y dé tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respetará el interés superior de estos y sus derechos fundamentales. En este sentido, se protegerá su carácter especial, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
Para efectos de cumplir lo anterior, EDN actuará de conformidad con lo siguiente:
a. Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.
b. Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.
c. Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.
En el tratamiento de datos sensibles, EDN dará especial cumplimiento a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y a los derechos fundamentales asociados a este tipo de información. EDN informará al titular de los datos lo siguiente:
a. Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
b. Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
c. Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
d. La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
10. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
EDN podrá recibir en calidad de encargado del tratamiento, los datos personales de los titulares proporcionados por terceros con los que tenga un vínculo contractual o corporativo, sujetándose en estos eventos al cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
11. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS
EDN podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluyendo las matrices, filiales y subsidiarias de EDN, para el ejercicio de cualquiera de las finalidades antes descritas y una vez obtenida la autorización del titular. En todo caso, EDN adoptará las medidas legales y tecnológicas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, y exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
En particular, para la prestación de servicios tecnológicos relacionados con las plataformas digitales (CDP, CDC, DITO o las demás que sean comercializadas) EDN podrá transmitir datos personales a su aliado tecnológico INTERFACTURA, S.A.P.I. de C.V., con domicilio en San Francisco No. 170-A, Colonia La Fama, Santa Catarina, Nuevo León, México, C.P. 66100, quien actuará como encargado del tratamiento. Esta transmisión podrá implicar el almacenamiento y procesamiento de información en infraestructura tecnológica ubicada en México, país que cuenta con estándares adecuados de protección de datos personales.
Teniendo en cuenta lo anterior, se informa que INTERFACTURA, S.A.P.I. de C.V. implementa controles de seguridad alineados con estándares internacionales como ISO 27001, con el fin de garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y EDN monitorea que este cumpla con sus obligaciones como encargado y se acoja a los estándares de protección incorporados en la normatividad colombiana.
12. USO DE COOKIES
Una cookie es un pequeño archivo de datos que se coloca en los ordenadores u otros dispositivos, que permite a una plataforma o sitio web reconocer a los titulares como usuarios del mismo cuando vuelva a visitar la plataforma o sitio web utilizando el mismo ordenador o navegador. Las cookies son una tecnología muy común para recordar cierta información sobre el usuario de un sitio web. EDN podrá hacer uso de cookies para mejorar su plataforma o sitio web y la experiencia de navegación; y para adaptar la publicidad y el contenido que el titular visualiza. El titular podrá modificar sus preferencias sobre el uso de cookies, pero algunas restricciones de cookies implican dejar de aprovechar al máximo las ventajas disponibles en las plataformas o sitios web.
13. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a EDN, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
c. Conocer, previa solicitud dirigida a EDN o al encargado del tratamiento, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales;
d. Actualizar y rectificar sus datos personales frente a EDN o encargados del tratamiento, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error; o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos;
f. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
g. Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre datos sensibles, o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.
14. PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS Y ÁREA ENCARGADA DE ATENDERLOS
Los procedimientos establecidos por EDN para garantizar los derechos de los titulares, podrán ser ejercidos: (i) directamente por el titular de los datos personales o por su representante de tratarse de menores de edad, (ii) por los causahabientes del titular, suministrando para el efecto la documentación le que acredite dicha calidad, o (iii) por el representante o apoderado del titular, suministrando la documentación que lo acredite como tal.
Dichos procedimientos podrán ser iniciados a través de los siguientes medios:
Correo electrónico: mariaalejandra.hurtado@edncolombia.com
A la atención de:
Área encargada: Encargados datos personales
Área Administrativa, Financiera y Legal
Los titulares deben incluir en la consulta o reclamo que presenten a EDN: (i) nombre y apellidos del titular, (ii) fotocopia del documento de identidad del titular, o del representante junto con los documentos que acrediten tal representación, (iii) los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, (iv) la petición concreta, (ii) la dirección para recepción de notificaciones, nombre completo e información de contacto, y (iv) los documentos que quieran hacer valer, incluyendo una copia del documento de identidad del titular y los documentos para su acreditación.
El Área Administrativa, Financiera y Legal de EDN será la encargada de recibir las consultas o reclamos de los titulares de los datos personales. Esta área realizará el procedimiento interno necesario para garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al titular del dato personal.
14.1. Procedimiento para la atención de consultas
El titular podrá presentar consultas a EDN para efectos de: (i) conocer el uso dado a sus datos personales, (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada a EDN, o para (iii) acceder a los datos personales que se encuentren en los sistemas de EDN. Las consultas deberán ser presentadas indicando en el asunto del mensaje “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.
Las consultas presentadas serán resueltas por el área encargada de EDN dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir del recibo de la consulta. Si la consulta está incompleta, EDN requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de EDN. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por EDN sin que sea atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su consulta. El tiempo de respuesta de las consultas podrá ser incrementado en cinco (5) días hábiles, cuando la misma no pudiere ser atendida en el término inicial, hecho que informará EDN al titular.
14.2. Procedimiento para la atención de reclamos
El titular podrá presentar reclamos a EDN para efectos de (i) informar un indebido tratamiento efectuado a sus datos personales, (ii) corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus datos personales, o para (iii) revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.
El área encargada de EDN dará respuesta a los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del mismo. Si el reclamo está incompleto, EDN requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de EDN. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por EDN sin que haya sido atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su reclamo.
El tiempo de respuesta de los reclamos podrá ser incrementado en ocho (8) días hábiles, cuando el mismo no pudiere ser atendido en el término inicial, hecho que informará EDN al titular. En el evento en que EDN no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado del mismo a quien sea competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, e informará este hecho al titular.
Resulta necesario advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando titular tenga vigente un deber legal o contractual con EDN.
15. INFORMACIÓN SOBRE EL RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
EDN se identifica con los siguientes datos:
Razón social Ecosistemas Digitales S.A.S.
NIT 901.380.553-9
Representante Legal Juan David Ramirez Garcia
Domicilio Medellín, Colombia
Dirección Carrera 48 # 18 a – 14. Piso 11. Medellín
Teléfono (+57) (604) 4040759
Correo electrónico mariaalejandra.hurtado@edncolombia.com
16. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política rige a partir de su publicación y fue actualizada por última vez en la fecha que se indica al final de este documento.
Esta Política puede ser modificada por EDN en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre la protección de datos personales, caso en el cual se informará oportunamente a los titulares a través de los datos de contacto autorizados por éstos, y a través del sitio web www.edncolombia.com, donde se pondrá a disposición de los titulares la versión modificada de la Política y la fecha de su entrada en vigencia.
Fecha actualización: 18 de marzo de 2026
Ecosistemas Digitales S.A.S
PERSONAL DATA PROCESSING POLICY
ECOSISTEMAS DIGITALES S.A.S.
CONTENTS
1. Policy Objective
2. Definitions
3. Authorization for the processing of personal data
4. Purposes of the processing of personal data
5. Processing of personal data
6. Rights of the personal data subject
7. Procedures for submitting consultations and claims, and the area in charge of addressing them
8. Information regarding the data controller
9. Validity and modification of the personal data processing policy
1. POLICY OBJECTIVE
Ecosistemas Digitales S.A.S. (hereinafter “EDN”), a company identified with NIT 901.380.553-9, located in the city of Medellín, as indicated in section 8 “INFORMATION REGARDING THE DATA CONTROLLER,” in order to strictly comply with the current regulations on personal data protection, especially Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013, and any other provisions that modify, add to, or complement them, and committed to the privacy of personal information, adopts the following Personal Data Processing Policy (hereinafter the “Policy”). This Policy shall apply to clients, allies, suppliers, contractors, users, employees, and any other person whose personal data EDN must collect and process.
This Policy, which is applicable to the personal data registered in EDN’s databases, details the general corporate guidelines regarding the proper processing of the data subjects’ personal data, their rights, the area responsible for handling consultations and claims, and the procedures that must be exhausted to know, update, rectify, and delete personal data.
In compliance with the constitutional right to Habeas Data established in Article 15 of the Political Constitution of Colombia and other applicable provisions, EDN only collects personal data when it has been previously, expressly, and informedly authorized by its data subject, implementing clear policies and procedures for such purpose regarding the confidentiality, security, and privacy of personal data.
2. APPLICABLE REGULATIONS
The main regulations currently in force in Colombia regarding personal data protection, upon which EDN bases the development of this Policy, are listed below:
• Article 15 of the Political Constitution of Colombia.
• Statutory Law 1266 of 2008.
• Law 1273 of 2009.
• Statutory Law 1581 of 2012.
• Decree 886 of 2014.
• Decree 1074 of 2015.
• Title V of the Single Circular of the Superintendency of Industry and Commerce.
• Circular 003 and 002 of the Superintendency of Industry and Commerce.
3. DEFINITIONS
For the purposes of this Policy and to provide a better understanding thereof, the following definitions shall be taken into account:
a. Authorization (Autorización): The prior, express, and informed consent of the data subject to carry out the processing of personal data.
b. Privacy Notice (Aviso de privacidad): The verbal or written communication aimed at informing the data subject about EDN’s data protection policy.
c. Database (Base de Datos): An organized set of personal data that is subject to processing.
d. Successor-in-interest / Heir (Causahabiente): The person who has succeeded another by reason of their death (they can also be understood as heirs or legatees).
e. Personal Data (Dato Personal): Any information linked to or that can be associated with one or more specific or determinable natural persons.
f. Private Data (Dato Privado): Data that, due to its intimate or reserved nature, is only relevant to the data subject.
g. Public Data (Dato Público): Data that the law or the Constitution determines as such, as well as all those that are not semi-private or private.
h. Semi-private Data (Dato Semiprivado): Data that does not have an intimate, reserved, or public nature, and whose knowledge or disclosure may interest not only its data subject but also a certain sector or group of people.
i. Sensitive Data (Dato Sensible): Data that affects the intimacy of the data subject or whose improper use may generate discrimination.
j. Data Processor (Encargado del Tratamiento): A natural or legal person, public or private, who by themselves or in association with others, performs the processing of personal data on behalf of the data controller.
k. Interest Group / Stakeholders (Grupo de interés): People and/or organizations that are interested and involved with EDN and interact with it. Within these are: Employees, applicants, suppliers, shareholders, and clients, among others.
l. Personal Information (Información Personal): Refers to Personal Data.
m. Artificial Intelligence (Inteligencia Artificial): A group of technological tools, with a certain degree of autonomy, that seek to create memorable experiences for our stakeholders, as well as highly efficient processes through environmental analysis and execution of actions.
n. Data Controller (Responsable del Tratamiento): A natural or legal person, public or private, who by themselves or in association with others, performs the processing of personal data.
o. Third-Party Data Recipient (Tercero Receptor de Datos): A legal entity with whom EDN shares information of the data subject, with the data subject’s prior authorization, and who processes the personal data with the objective of providing their products or services to the data subjects, improving the data subjects’ experience when using the services or products, or conducting data analysis.
p. Data Subject (Titular): The natural person whose personal data is subject to processing. For EDN, data subjects shall be clients, users, collaborators, suppliers, allies, shareholders, visitors, our stakeholders, and any other natural person whose data is subject to processing by EDN, either directly or indirectly.
q. Data Transfer (Transferencia de datos): Takes place when the data controller and/or data processor, located in Colombia, sends the information or personal data to a recipient, who in turn is a data controller and is located inside or outside the country.
r. Data Transmission (Transmisión de Datos): The processing of personal data that implies the communication thereof within or outside the territory of the Republic of Colombia, with the object of a processor performing processing on behalf of the controller.
s. Processing (Tratamiento): Any operation or set of operations on personal data, such as collection, storage, use, circulation, or deletion.
4. GUIDING PRINCIPLES
a. Principle of legality in data processing matters: EDN is aware that the processing referred to in Law 1581 of 2012 is a regulated activity, which must subject itself to what is established therein and in the other provisions that develop it.
b. Principle of purpose: EDN will process personal data obeying a legitimate purpose in accordance with the Constitution and the Law, which must be informed to the Data Subject.
c. Principle of freedom: EDN will process personal data only with the prior, express, and informed consent of the Data Subject. Personal data may not be obtained or disclosed without prior authorization, or in the absence of a legal or judicial mandate that relieves consent.
d. Principle of truthfulness or quality: The information subject to Processing must be truthful, complete, exact, updated, verifiable, and understandable. EDN prohibits the Processing of partial, incomplete, fractioned data, or data that induces error.
e. Principle of transparency: Data Subjects have the right to obtain from EDN at any time and without restrictions, information about the existence of data concerning them.
f. Principle of access and restricted circulation: Processing is subject to the limits derived from the nature of the personal data, in accordance with the provisions of Law 1581 of 2012 and the Constitution. In this sense, processing may only be done by persons authorized by the data subject and/or by the persons provided for by law. With the exception of public information, EDN will not make personal data available on the Internet or other mass media of disclosure or communication, unless access is technically controllable to provide restricted knowledge only to the data subjects or authorized third parties pursuant to Law 1581 of 2012.
g. Principle of security: EDN will process Personal Information with the technical, human, and administrative measures that are necessary to grant security to the records, preventing their adulteration, loss, consultation, unauthorized or fraudulent use or access.
h. Principle of confidentiality: All persons involved in the processing of personal data that do not have the nature of public data are obliged to guarantee the reserve of the information, even after their relationship with any of the tasks comprised in the processing has ended, being only able to perform supply or communication of personal data when it corresponds to the development of the activities authorized in Law 1581 of 2012 and under the terms thereof.
5. AUTHORIZATION FOR THE PROCESSING OF PERSONAL DATA
The personal data included in EDN’s databases originate from information collected by virtue of the development of its corporate purpose, commercial, contractual, or labor relationships, or relationships of any other nature with its users, clients, allies, suppliers, contractors, employees, and/or the general public.
Prior to the collection of personal data, EDN will request authorization so that the Data Subject grants their prior, express, and informed consent to the Processing to which their data is subject, or in case of receiving information in the capacity of a Data Processor, it will request the respective mentioned authorization from the Data Controller and validate that it complies with legal requirements.
In said authorization, the following shall be informed:
1. The processing operations that EDN will perform and the specific purposes of the processing;
2. The freedom to answer questions directed to minors or regarding sensitive data;
3. The rights that data subjects have against EDN and other Data Processors and Controllers, and the means to exercise them;
4. The identification of EDN as the Data Controller; and
5. The location of this Policy.
The Authorization of the data subject may be obtained by any medium that can be subject to subsequent consultation, such as written, verbal, or virtual communication, or through unequivocal conducts.
The personal data collected by EDN is stored through physical and digital media, either proprietary or contracted with specialized providers, procuring to safeguard the confidentiality and security of the personal information of the data subjects.
EDN informs data subjects that, pursuant to Article 10 of Law 1581 of 2012, the authorization of the data subject shall not be necessary when dealing with:
1. Information required by a public or administrative entity in the exercise of its legal functions or by judicial order;
2. Data of a public nature;
3. Cases of medical or sanitary urgency;
4. Processing of information authorized by law for historical, statistical, or scientific purposes;
5. Data related to the Civil Registry of Persons; and
6. Databases and files whose purpose is the prevention, detection, monitoring, and control of money laundering and the financing of terrorism.
6. PURPOSES OF THE PERSONAL DATA PROCESSING
The personal data of the data subjects is collected and processed by EDN in the development of its corporate purpose and for the purpose of:
6.1. Contractual and legal purposes.
Applicable to clients, allies, users, employees, suppliers, and in general all stakeholders:
– Principal Purposes:
a. Carry out the relevant management for the development of EDN’s corporate purpose.
b. Carry out the relevant management for the development of contracts entered into with the personal data subjects, whether they act on their own behalf or on behalf of a legal entity.
c. Provide the contracted services pursuant to the contracts entered into with the personal data subjects.
d. Proper execution of commercial agreements entered into with third-party allies.
e. Manage consultations and claims submitted by personal data subjects regarding the processing given to them by EDN.
f. Inform the data subject about updates made to the services offered by EDN, about new versions available for download, as well as updates or changes introduced to the Terms and Conditions and to this Policy.
g. Perform the processing and administration of transactions made by the data subject as a client, user, or ally of EDN through the contracted platforms.
h. Administration of the platforms where the services are provided.
i. Issuance of electronic invoices, debit and credit notes, consultation, and traceability of the document, and sending to the final client.
j. Carry out management related to collection and payments of third parties.
k. Administer systems related to electronic payroll and reporting to the DIAN.
l. Perform due diligence for the correct knowledge of clients, allies, and suppliers, conducting searches in authorized control lists, in order to prevent money laundering, terrorist financing, as well as to detect fraud, corruption, and other illegal activities.
m. Share data with third parties within the national territory or outside the country for the provision of the Service, given the location of the infrastructure of the contracted Platforms.
n. Provide technological support services or cloud storage.
6.2. Labor purposes.
Applicable to employees, applicants, and apprentices:
– Principal Purposes:
a. Advance selection, admission, and entry processes of personnel to EDN.
b. Comply with the obligations contracted by EDN with the data subject regarding the payment of salaries, social benefits, and other remunerations consecrated in the labor contract, or as disposed by law.
c. Perform activities required by the administrative area of EDN, including, but not limited to, the full identification of the worker or apprentice, archiving, and handling of their contact information and their academic and professional information.
d. Implement the biosafety protocols ordered by the National Government for the performance of labor and productive activities under adequate health conditions.
e. Contact the data subject through different media to develop the purpose of the contractual links.
f. Know and monitor the health status of employees, apprentices, contractors, and other personnel linked to EDN.
– Accessory Purposes:
a. Offer corporate wellness programs for employees and their families.
b. Make mentions or recognitions in the development of wellness programs.
c. Perform consultation of their data in internal control lists, in compliance with national regulations and internal policies associated with the Self-Control and Risk Management System for Money Laundering, Terrorist Financing, and Proliferation of Weapons of Mass Destruction – SAGRILAFT, as well as compliance with ethics and transparency standards adopted by EDN.
d. Develop events and programs of an institutional nature directly or in association with third parties.
e. Submit reports or respond to requests in internal or external audits.
f. Share personal information with clients who require it for the execution of contractual activities.
g. Use, exploit, and disclose the image of the data subject so that it may be included, published, and used in any support or medium that allows the public communication thereof in any format for the purpose of executing agreements and alliances; advertising and marketing campaigns; incorporating into email signatures; using on LinkedIn profiles; and in internal and external communications.
6.3. Commercial and advertising purposes.
Applicable to clients, allies, users, and suppliers:
Principal Purposes:
a. Contact the data subject through different media to develop the object of the contractual links.
b. Grant warranties on products and services acquired, according to the applicable law.
c. Manage procedures, requests, complaints, or claims related to the products or services offered by EDN.
d. Address requests related to sales, purchase order status, and customer service.
e. Send messages through platforms, such as information on upcoming payments, affiliation campaigns, or any type of information related to the services provided by EDN.
f. Request the issuance of digital certificates to third parties when the client requires it.
– Accessory Purposes:
a. Develop events and programs of an institutional nature directly or in association with third parties.
b. Maintain constant communication with the personal data subject regarding activities, programs, and events developed or next to be developed by EDN.
c. Conduct advertising and marketing campaigns, and offer products and services.
d. Communicate offers, discounts, or promotions of proprietary products or services or those of third parties.
e. Contact the data subject through different media to perform satisfaction surveys regarding the products and services offered by EDN.
f. Conduct market studies, business intelligence actions, market trend investigations, and data analytics that allow establishing consumption preferences, using personal data to generate consolidated information on habits, trends, consumptions, and behaviors of the data subjects.
g. Share data with third parties to conduct market studies and data analytics that allow establishing consumption preferences.
h. Develop and implement loyalty programs and/or improvement of products and services for clients.
i. Perform geolocation activities.
7. PERSONAL DATA PROCESSING THROUGH ARTIFICIAL INTELLIGENCE
Ecosistemas Digitales S.A.S. may use Artificial Intelligence for the Processing of Personal Data of Data Subjects, pursuant to the provisions of Law 1581 of 2012 and its regulatory provisions, and implementing good practices for the appropriate use of these technological solutions.
The handling of Personal Data by means of Artificial Intelligence will be carried out under the parameters contained in the authorization for Treatment granted by the Data Subject and complying with applicable rules and Policies.
8. TEMPORALITY OF PERSONAL DATA PROCESSING
EDN will process personal data for the term that is reasonable and necessary, which shall not be less than the duration term of EDN or the contractual, legal, or commercial relationship held with the personal data subject. Once the purpose or need for the processing of personal data ceases, the data shall be deleted from EDN’s databases or archived under adequate security measures, for the purpose of only being disclosed when the law so requires.
9. TYPE OF PERSONAL DATA PROCESSED BY EDN
In development of the purposes described above, EDN collects and processes personal data regarding the identification of data subjects, contact data, location data, date of birth, name, identification number, data related to their gender, civil status, data related to their health status, image, address data, economic activity, bank account numbers, cookies, among others.
In the event that EDN collects and processes personal data of children and adolescents, the best interest of these and their fundamental rights shall be respected. In this sense, their special character shall be protected, pursuant to the provisions of Articles 5, 6, and 7 of Law 1581 of 2012, and Articles 6 and 12 of Decree 1377 of 2013, and other regulations that modify or add to them.
For the purposes of complying with the above, EDN shall act in accordance with the following:
a. Authorization from the legal representative of the child or adolescent shall be requested prior to the minor’s exercise of their right to be heard, an opinion that will be valued taking into account the maturity, autonomy, and capacity to understand the matter, for the purposes of performing the processing of their personal data.
b. The optional nature of answering questions about the data of children or adolescents shall be informed.
c. It shall be explicitly and previously informed which data is subject to processing and the purpose thereof.
In the processing of sensitive data, EDN will give special compliance to the principles established in Law 1581 of 2012 and to the fundamental rights associated with this type of information. EDN will inform the data subject of the following:
a. For the processing of this type of information, the data subject is not obliged to give their authorization or consent.
b. It shall be explicitly and previously informed what type of sensitive data will be requested.
c. The processing and the purpose to be given to the sensitive data shall be communicated.
d. The authorization for sensitive data shall be prior, express, and clear.
10. DATA PROCESSOR OF PERSONAL DATA
EDN may receive, in its capacity as data processor, personal data of data subjects provided by third parties with whom it has a contractual or corporate link, subjecting itself in these events to compliance with the duties established in Article 18 of Law 1581 of 2012.
11. TRANSMISSION AND TRANSFER OF PERSONAL DATA TO THIRD PARTIES
EDN may transmit or transfer the collected personal data to third parties located in Colombia or abroad, including the parent companies, affiliates, and subsidiaries of EDN, for the exercise of any of the purposes described above and once the authorization of the data subject has been obtained.
In any case, EDN will adopt legal and technological measures to guarantee the security and confidentiality of personal data, and will require data processors to comply with the duties established in Article 18 of Law 1581 of 2012.
In particular, for the provision of technological services related to digital platforms (CDP, CDC, DITO, or others that are commercialized), EDN may transmit personal data to its technological ally INTERFACTURA, S.A.P.I. de C.V., with domicile at San Francisco No. 170-A, Colonia La Fama, Santa Catarina, Nuevo León, México, C.P. 66100, who will act as a data processor. This transmission may imply the storage and processing of information in technological infrastructure located in Mexico, a country that possesses adequate standards of personal data protection.
Bearing the above in mind, it is informed that INTERFACTURA, S.A.P.I. de C.V. implements security controls aligned with international standards such as ISO 27001, in order to guarantee the confidentiality, integrity, and availability of the information, and EDN monitors that it complies with its obligations as a processor and adheres to the protection standards incorporated in Colombian regulations.
12. USE OF COOKIES
A cookie is a small data file placed on computers or other devices, which allows a platform or website to recognize data subjects as users thereof when they revisit the platform or website using the same computer or browser. Cookies are a very common technology to remember certain information about the user of a website. EDN may make use of cookies to improve its platform or website and the browsing experience, and to adapt the advertising and content that the data subject visualizes. The data subject may modify their preferences regarding the use of cookies, but some cookie restrictions imply no longer taking full advantage of the benefits available on the platforms or websites.
13. RIGHTS OF THE PERSONAL DATA SUBJECT
Pursuant to Article 8 of Law 1581 of 2012, the personal data subject shall have the following rights:
a. Access free of charge to their personal data that are subject to processing.
b. Request proof of the authorization granted to EDN, except when expressly exempted as a requirement for processing, pursuant to the provisions of Article 10 of Law 1581 of 2012.
c. Be informed, upon prior request directed to EDN or to the data processor, regarding the use that has been given to their personal data.
d. Update and rectify their personal data against EDN or data processors when the data are partial, inaccurate, incomplete, fractioned, or induce error, or those whose processing is expressly prohibited or has not been authorized.
e. Revoke the authorization and/or request the deletion of personal data, provided that there is no legal or contractual duty that prevents deleting them.
f. File complaints before the Superintendency of Industry and Commerce for infractions of the provisions of Law 1581 of 2012 and other regulations that modify, add to, or complement it.
g. Refrain from answering questions about sensitive data, or about data of children and adolescents.
14. PROCEDURES FOR SUBMITTING CONSULTATIONS AND CLAIMS AND THE AREA IN CHARGE OF ADDRESSING THEM
The procedures established by EDN to guarantee the rights of data subjects may be exercised:
1. Directly by the personal data subject or by their representative in the case of minors;
2. By the successors-in-interest of the data subject, providing for such effect the documentation that accredits said capacity; or
3. By the representative or proxy of the data subject, providing the documentation that accredits them as such.
Said procedures may be initiated through the following channels:
Email: mariaalejandra.hurtado@edncolombia.com
To the attention of / Area in charge: Data Protection Processors / Administrative, Financial, and Legal Area
Data subjects must include in the consultation or claim they submit to EDN:
1. First and last names of the data subject;
2. Photocopy of the identity document of the data subject, or of the representative along with the documents accrediting such representation;
3. The facts giving rise to the consultation or claim;
4. The specific petition;
5. The address for receiving notifications, full name, and contact information; and
6. The documents they wish to assert, including a copy of the identity document of the data subject and the documents for their accreditation.
The Administrative, Financial, and Legal Area of EDN shall be in charge of receiving consultations or claims from personal data subjects. This area will perform the internal procedure necessary to guarantee a clear, efficient, understandable, and timely response to the personal data subject.
14.1. Procedure for handling Consultations
The data subject may submit consultations to EDN for the purposes of:
1. Knowing the use given to their personal data;
2. Requesting proof of the authorization granted to EDN; or
3. Accessing the personal data found in EDN’s systems.
Consultations must be submitted indicating in the subject of the message “Ejercicio del derecho de acceso o consulta” (Exercise of the right of access or consultation).
Consultations submitted will be resolved by the area in charge of EDN within ten (10) business days following the receipt of the consultation. If the consultation is incomplete, EDN will require the data subject to provide the missing information or documentation within five (5) business days following EDN’s communication. If two (2) months pass from the date of the requirement made by EDN without it being attended to by the data subject, it shall be understood that they have withdrawn their consultation. The response time for consultations may be increased by five (5) business days when it cannot be addressed within the initial term, a fact that EDN shall inform the data subject.
14.2. Procedure for handling Claims
The data subject may submit claims to EDN for the purposes of:
1. Informing of improper processing carried out on their personal data;
2. Correcting, updating, or requesting the deletion of their personal data; or
3. Revoking the authorization for the processing of their personal data.
The area in charge of EDN will respond to claims within fifteen (15) business days following the receipt thereof. If the claim is incomplete, EDN will require the data subject to provide the missing information or documentation within five (5) business days following EDN’s communication. If two (2) months pass from the date of the requirement made by EDN without it being attended to by the data subject, it shall be understood that they have withdrawn their claim.
The response time for claims may be increased by eight (8) business days when it cannot be addressed within the initial term, a fact that EDN shall inform the data subject. In the event that EDN is not competent to resolve the claim, it will transfer it to whoever is competent within two (2) business days following, and will inform the data subject of this fact.
It is necessary to warn that the request for deletion of information and the revocation of authorization shall not proceed when the data subject has a current legal or contractual duty with EDN.
15. INFORMATION REGARDING THE DATA CONTROLLER
EDN is identified with the following data:
Corporate Detail Information
Corporate Name / Razón social: Ecosistemas Digitales S.A.S.
NIT: 901.380.553-9
Legal Representative: Juan David Ramirez Garcia
Domicile: Medellín, Colombia
Address: Carrera 48 # 18 a – 14. Piso 11. Medellín
Telephone: (+57) (604) 4040759
Email: mariaalejandra.hurtado@edncolombia.com
16. VALIDITY OF THE POLICY
This Policy governs as of its publication and was last updated on the date indicated at the end of this document.
This Policy may be modified by EDN at any time, with the purpose of adapting it to legislative or jurisprudential developments, as well as to best practices developed regarding personal data protection, in which case data subjects will be informed timely through the contact data authorized by them, and through the website www.edncolombia.com, where the modified version of the Policy and its effective date will be made available to data subjects.
Update date: March 18, 2026
Ecosistemas Digitales S.A.S.