POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ECOSISTEMAS DIGITALES S.A.S.
CONTENIDO
1. Objetivo de la Política
2. Definiciones
3. Autorización para el tratamiento de datos personales
4. Finalidades del tratamiento de datos personales
5. Tratamiento de los datos personales
6. Derechos del titular de datos personales
7. Procedimientos para presentar consultas y reclamos y área encargada de atenderlos
8. Información sobre el responsable del tratamiento
9. Vigencia y modificación de la política de tratamiento de datos personales
1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA
Ecosistemas Digitales S.A.S. (en adelante “EDN”), con el fin de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometida con la privacidad de la información personal de sus clientes, aliados, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).
En esta Política, la cual es aplicable a los datos personales registrados en las bases de datos de EDN, detalla los lineamientos corporativos generales sobre el debido tratamiento a los datos personales de los titulares, sus derechos, el área responsable de atender las consultas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales.
En cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, EDN sólo recolecta datos personales cuando así haya sido autorizado de manera previa, expresa e informada por su titular, implementando para tal efecto políticas y procedimientos claros con relación a la confidencialidad, seguridad y privacidad de los datos personales.
2. DEFINICIONES
Para efectos de esta Política y con el fin de que sea proporcionado un mejor entendimiento de esta,
se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a. Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para EDN serán
titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por EDN, ya sea directa o indirectamente.
b. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
c. Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
d. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
e. Causahabiente: es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).
f. Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
g. Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
h. Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
i. Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
j. Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
k. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
l. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.
m. Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
n. Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
o. Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de EDN.
3. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales que son incluidos en las bases de datos de EDN provienen de la información recolectada en virtud de vínculos propios del desarrollo de su objeto social, comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, aliados, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.
Al momento de la recolección de datos personales, EDN solicitará la autorización de manera que el Titular otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del Tratamiento al cual son sujetos sus datos personales. En dicha autorización se informará: (i) los tratamientos que realizará EDN y las finalidades específicas del tratamiento; (ii) la libertad de responder las preguntas dirigidas a menores de edad o sobre datos sensibles; (iii) los derechos que tienen los titulares frente a EDN y demás Encargados y Responsables del Tratamiento, y los medios para ejercerlos; (iv) la identificación de EDN como Responsable del Tratamiento; y (v) la ubicación de la presente Política.
La Autorización del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas. Los datos personales recolectados por EDN, son almacenados a través de medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados, procurando salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los titulares.
EDN informa los titulares que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: (i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (ii) datos de naturaleza pública, (iii) casos de urgencia médica o sanitaria, (iv) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y (v) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales de los titulares son recolectados y tratados por EDN en desarrollo de su objeto
social con la finalidad de:
4.1. Finalidades corporativas y legales:
a. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de EDN.
b. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de los contratos celebrados con los titulares de los datos personales, actuando estos en nombre propio o en representación de una persona jurídica.
c. Contactar al titular de los datos por diferentes medios para desarrollar el objeto de los vínculos contractuales.
d. Prestar los servicios contratados conforme a los contratos celebrados con los titulares de los datos personales.
e. Debida ejecución de los convenios comerciales celebrados con terceros aliados.
f. Gestionar las consultas y reclamos presentadas por los titulares de datos personales, respecto del tratamiento dado a éstos por EDN.
g. Informar al titular sobre las actualizaciones efectuadas a los servicios ofrecidos por EDN, sobre nuevas versiones disponibles para descarga, así como las actualizaciones o cambios introducidos a los Términos y Condiciones y a esta Política.
h. Realizar el procesamiento y administración de las transacciones realizadas por el titular como cliente, usuario, aliado o empleado de EDN.
i. Administración de las plataformas donde se prestan los servicios.
j. Emisión de facturas electrónicas, notas débito y crédito, consulta y trazabilidad del documento y envío al cliente final.
k. Efectuar las gestiones relacionadas con cobranza y pagos de terceros.
l. Administrar sistemas relacionados con nómina electrónica y reporte a la DIAN.
m. Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información o datos personales de clientes, prospectos, proveedores, empleados, aliados y demás personas relacionadas con los productos, servicios, y/o con EDN.
n. Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
4.2. Finalidades laborales:
a. Adelantar procesos proceso de selección, admisión e ingreso de personal a EDN.
b. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por EDN con el titular de los datos, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo, o según lo disponga la ley.
c. Realizar actividades requeridas por el área administrativa de EDN, incluyendo, pero sin limitarse a, la identificación plena del trabajador o aprendiz, archivo y manejo de su información de contacto y de su información académica y profesional.
d. Ofrecer programas de bienestar empresarial para los empleados y sus familiares.
e. Implementar los protocolos de bioseguridad ordenados por el Gobierno Nacional para la realización de las actividades laborales y productivas en condiciones adecuadas de salubridad.
f. Conocer y hacer seguimiento al estado de salud de los empleados, aprendices, contratistas y demás personal vinculado a EDN.
4.3. Finalidades comerciales y publicitarias:
a. Desarrollar eventos, programas de tipo institucional directamente o en asocio a terceros.
b. Mantener comunicación constante con el titular de los datos personales sobre las actividades, programas y eventos desarrollados o próximos a ser desarrollados por EDN.
c. Realizar campañas de publicidad y mercadeo, y ofrecer productos y servicios.
d. Comunicar ofertas, descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.
e. Otorgar garantía sobre los productos y servicios adquiridos, según la ley aplicable.
f. Gestionar trámites, solicitudes, quejas o reclamos relacionados con los productos o servicios ofrecidos por EDN.
g. Contactar al titular de los datos por diferentes medios para realizar encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios ofrecidos por EDN.
h. Realizar estudios de mercado, acciones de inteligencia de negocios, investigaciones de tendencias de mercado y analítica de datos que permitan establecer preferencias de consumo, utilizando los datos personales para generar información consolidada sobre hábitos, tendencias, consumos y comportamientos de los titulares, la cual no estará
asociada a datos personales en forma individualizada.
i. Desarrollar e implementar programas de fidelización y/o mejora de los productos y servicios para los clientes.
j. Realizar actividades de geolocalización.
k. Atender las solicitudes relacionadas con ventas, estado de orden de compra y servicio al cliente.
l. Enviar mensajes a través de las plataformas, tal como información sobre próximos pagos, campañas de afiliación o cualquier tipo de información relacionada con los servicios que preste EDN.
5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
5.1. Límite temporal del tratamiento de datos personales
EDN dará tratamiento a los datos personales por el término que sea razonable y necesario, el cual no será inferior al término de duración de EDN o de la relación contractual, legal o comercial que se tenga con el titular de los datos personales. Una vez cese la finalidad o la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de EDN o serán archivados bajo medidas de seguridad adecuadas, a efectos de sólo ser divulgados cuando la ley así lo exija.
5.2. Tipo de datos personales que son tratados por EDN
En desarrollo de las finalidades antes descritas, EDN, recolecta y da tratamiento a datos personales de identificación de los titulares, datos de contacto, datos de ubicación, fecha de nacimiento, nombre, datos relacionados con su género, estado civil, relacionados con su estado de salud, imagen, datos de dirección, actividad económica, cookies, entre otros.
En el evento en que EDN recolecte y dé tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respetará el interés superior de estos y sus derechos fundamentales. EDN solicitará la respectiva autorización para el tratamiento de los datos personales al representante del niño, niña o adolescente, garantizando en todo caso el derecho del menor a ser escuchado.
En el tratamiento de datos sensibles, EDN dará especial cumplimiento a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y a los derechos fundamentales asociados a este tipo de información. Ninguna actividad de EDN estará condicionada a la entrega de datos sensibles por parte del titular, salvo que así lo requiera la ley vigente.
5.3. EDN actuando como encargado del tratamiento de Datos Personales
EDN podrá recibir en calidad de encargado del tratamiento, los datos personales de los titulares proporcionados por terceros con los que tenga un vínculo contractual, sujetándose en estos eventos al cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
5.4. Transmisión y transferencia de datos personales a terceros
EDN podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluyendo las matrices, filiales y subsidiarias de EDN, para el ejercicio de cualquiera de las finalidades antes descritas. En todo caso, EDN adoptará las medidas legales y tecnológicas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, y exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
5.5. Uso de cookies
Una cookie es un pequeño archivo de datos que se coloca en los ordenadores u otros dispositivos, que permite a una plataforma o sitio web reconocer a los titulares como usuarios del mismo cuando vuelva a visitar la plataforma o sitio web utilizando el mismo ordenador o navegador. Las cookies son una tecnología muy común para recordar cierta información sobre el usuario de un sitio web.
EDN podrá hacer uso de cookies para mejorar su plataforma o sitio web y la experiencia de navegación; y para adaptar la publicidad y el contenido que el titular visualiza. El titular podrá modificar sus preferencias sobre el uso de cookies, pero algunas restricciones de cookies implican dejar de aprovechar al máximo las ventajas disponibles en las plataformas o sitios web.
6. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a EDN, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
c. Conocer, previa solicitud dirigida a EDN o al encargado del tratamiento, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales;
d. Actualizar y rectificar sus datos personales frente a EDN o encargados del tratamiento, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error; o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos;
f. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
g. Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre datos sensibles, o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.
7. PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS Y ÁREA ENCARGADA DE
ATENDERLOS
Los procedimientos establecidos por EDN para garantizar los derechos de los titulares, podrán ser ejercidos: (i) directamente por el titular de los datos personales o por su representante de tratarse de menores de edad, (ii) por los causahabientes del titular, suministrando para el efecto la documentación le que acredite dicha calidad, o (iii) por el representante o apoderado del titular, suministrando la documentación que lo acredite como tal.
Dichos procedimientos podrán ser iniciados a través de los siguientes medios:
Correo electrónico: Daniel.restrepo@edncolombia.com
A la atención de: Área de TI
Los titulares deben incluir en la consulta o reclamo que presenten a EDN: (i) nombre y apellidos del titular, (ii) fotocopia del documento de identidad del titular, o del representante junto con los documentos que acrediten tal representación, (iii) los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, (iv) la petición concreta, (ii) la dirección para recepción de notificaciones, nombre completo e información de contacto, y (iv) los documentos que quieran hacer valer, incluyendo una copia del documento de identidad del titular y los documentos para su acreditación.
El Área de TI de EDN será la encargada de recibir las consultas o reclamos de los titulares de los datos personales. Esta área realizará el procedimiento interno necesario para garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al titular del dato personal.
7.1. Procedimiento para la atención de consultas
El titular podrá presentar consultas a EDN para efectos de: (i) conocer el uso dado a sus datos personales, (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada a EDN, o para (iii) acceder a los datos personales que se encuentren en los sistemas de EDN. Las consultas deberán ser presentadas indicando en el asunto del mensaje “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.
Las consultas presentadas serán resueltas por el Oficial de Privacidad de EDN dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir del recibo de la consulta. Si la consulta está incompleta, EDN requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de EDN. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por EDN sin que sea atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su consulta. El tiempo de respuesta de las consultas podrá ser incrementado en cinco (5) días hábiles, cuando la misma no pudiere ser atendida en el término inicial, hecho que informará EDN al titular.
7.2. Procedimiento para la atención de reclamos
El titular podrá presentar reclamos a EDN para efectos de (i) informar un indebido tratamiento efectuado a sus datos personales, (ii) corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus datos personales, o para (iii) revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.
El Oficial de Privacidad de EDN dará respuesta a los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del mismo. Si el reclamo está incompleto, EDN requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de EDN. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por EDN sin que haya sido atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su reclamo.
El tiempo de respuesta de los reclamos podrá ser incrementado en ocho (8) días hábiles, cuando el mismo no pudiere ser atendido en el término inicial, hecho que informará EDN al titular. En el evento en que EDN no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado del mismo a quien sea competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, e informará este hecho al titular.
Resulta necesario advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando titular tenga vigente un deber legal o contractual con EDN.
8. INFORMACIÓN SOBRE EL RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
EDN se identifica con los siguientes datos:
Razón social Ecosistemas Digitales S.A.S.
NIT 901.380.553-9
Representante Legal Juan David Ramirez Garcia
Domicilio Medellín, Colombia
Dirección Calle 8 # 43 c – 68. Piso 6. Medellín
Teléfono (+57) (604) 4040759
Correo electrónico daniel.restrepo@edncolombia.com
9. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política rige a partir de su publicación, cuya fecha se indica al final de este documento.
Esta Política puede ser modificada por EDN en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre la protección de datos personales, caso en el cual se informará oportunamente a los titulares a través de los datos de contacto autorizados por éstos, y a través del sitio web www.edncolombia.com, donde se pondrá a disposición de los titulares la versión modificada de la Política y la fecha de su entrada en vigencia.
Fecha actualización: 18 de agosto de 2023
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