La factura electrónica en Colombia es un sistema digitalizado para emitir, transmitir y recibir facturas y otros documentos tributarios de manera electrónica, en lugar de utilizar el formato tradicional en papel. Este proceso se encuentra regulado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la entidad encargada de establecer las normas y lineamientos para su implementación y uso.
A continuación, te explicamos cómo funciona la factura electrónica en Colombia
Emisión: El emisor, que puede ser un proveedor de bienes o servicios, genera la factura electrónica en formato digital. Para ello, utiliza un software de facturación electrónica que cumple con los requisitos técnicos y legales establecidos por la DIAN. La factura debe incluir toda la información fiscal requerida, como datos del emisor, receptor, detalles de la transacción, impuestos aplicables, entre otros.
Firma Digital: La factura electrónica se firma digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad. La firma digital es un proceso criptográfico que asegura que la factura no ha sido alterada desde su creación y que proviene del emisor declarado.
Transmisión: Una vez firmada digitalmente, la factura se transmite electrónicamente al receptor. Esto puede hacerse a través de medios como el correo electrónico, una plataforma en línea o sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI).
Recepción: El receptor de la factura electrónica recibe el archivo digital y verifica su autenticidad y validez utilizando la firma digital. Si todo está en orden, la factura se considera recibida correctamente.
Almacenamiento: Tanto el emisor como el receptor deben almacenar las facturas electrónicas de manera segura y accesible, generalmente por un período mínimo establecido por la DIAN. Esto garantiza que la información esté disponible para auditorías y cumplimiento fiscal.
Reporte a la DIAN: Tanto el emisor como el receptor deben reportar las facturas electrónicas emitidas y recibidas a la DIAN en un formato establecido por esta entidad. Esto asegura la trazabilidad de las transacciones y ayuda en la lucha contra la evasión de impuestos.
Es importante tener en cuenta que la factura electrónica en Colombia se implementa de forma gradual y ha pasado por diferentes etapas y plazos para distintos tipos de contribuyentes. Es necesario cumplir con los requisitos técnicos y legales para evitar sanciones y garantizar la validez de las facturas.
La factura electrónica no solo agiliza los procesos administrativos y reduce el uso de papel, sino que también contribuye a la transparencia fiscal y a la lucha contra la evasión de impuestos al proporcionar un registro detallado de las transacciones comerciales.
