La transformación digital es el proceso de integrar las nuevas tecnologías en todas las áreas de una organización para cambiar su forma de operar, mejorar su competitividad y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes. Este proceso implica una transformación cultural, estratégica y operativa que requiere de una visión clara, un liderazgo comprometido y una gestión del cambio efectiva.
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La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, recibir y almacenar facturas de forma digital, sin necesidad de usar papel. Este sistema tiene múltiples beneficios tanto para los contribuyentes como para el Estado, ya que facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, reduce los costos operativos, mejora la eficiencia y la transparencia, y contribuye al cuidado del medio ambiente.
La facturación electrónica es un ejemplo de cómo la transformación digital puede impactar positivamente en el desarrollo económico y social de un país. En Colombia, la facturación electrónica es obligatoria para las empresas que facturan más de $80 millones de pesos anuales y se espera que para el 2022 se emitan más de 3.600 millones de facturas electrónicas al año.
¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica para la transformación digital?
La facturación electrónica tiene varios beneficios para la transformación digital de las organizaciones y del país, entre los que se destacan:
- Ahorro de recursos: La facturación electrónica elimina los costos asociados a la impresión, el envío, el almacenamiento y la gestión de las facturas en papel. Se estima que cada factura electrónica puede ahorrar entre $3.000 y $5.000 pesos. Además, la facturación electrónica reduce el consumo de papel y de energía, lo que contribuye a la preservación de los recursos naturales y a la mitigación del cambio climático.
- Optimización de procesos: La facturación electrónica agiliza y simplifica los procesos de facturación, cobro, pago, contabilidad y auditoría. La facturación electrónica permite generar, transmitir, validar, aceptar y conservar las facturas de forma automática, lo que reduce el tiempo, el esfuerzo y el riesgo de errores humanos. Asimismo, la facturación electrónica facilita el acceso, el análisis y el aprovechamiento de la información para la toma de decisiones y la mejora continua.
- Mejora de la competitividad: La facturación electrónica mejora la competitividad de las organizaciones al permitirles ofrecer un servicio de calidad, innovador y diferenciado a sus clientes. La facturación electrónica mejora la experiencia y la satisfacción de los clientes al brindarles mayor comodidad, seguridad y confianza. Además, la facturación electrónica abre nuevas oportunidades de negocio al facilitar la integración con otros sistemas, plataformas y mercados.
- Fortalecimiento de la transparencia: La facturación electrónica fortalece la transparencia y el control de las operaciones comerciales y tributarias. La facturación electrónica permite verificar la autenticidad, la integridad y la validez de las facturas, lo que previene el fraude, la evasión y la elusión fiscal. Además, la facturación electrónica permite tener un seguimiento y una trazabilidad de las transacciones, lo que facilita la fiscalización y la rendición de cuentas.
¿Qué retos implica la facturación electrónica para la transformación digital?
La facturación electrónica también implica una serie de retos que deben ser asumidos por las organizaciones y el país para lograr una transformación digital exitosa, entre los que se encuentran:
- Adaptación al cambio: La facturación electrónica implica un cambio cultural, organizacional y tecnológico que requiere de una actitud proactiva, flexible y colaborativa por parte de los actores involucrados. La facturación electrónica implica un aprendizaje continuo, una actualización permanente y una disposición al cambio. Para ello, es necesario contar con una estrategia de comunicación, capacitación y acompañamiento que facilite la adopción y el uso de la facturación electrónica.
- Seguridad de la información: La seguridad de la información es uno de los aspectos más críticos de la facturación electrónica, ya que implica el manejo de datos sensibles tanto de los emisores como de los receptores de las facturas. Estos datos pueden ser objeto de ataques cibernéticos, pérdidas, alteraciones, robos o fraudes, lo que puede afectar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información. Para mitigar estos riesgos, es necesario implementar medidas de protección adecuadas, tales como encriptar los datos que se transmiten y se almacenan, usar certificados digitales y firmas electrónicas para garantizar la autenticidad y la validez de las facturas, contar con copias de seguridad y planes de contingencia para recuperar la información en caso de emergencias, y cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y los operadores tecnológicos autorizados.
- Cumplimiento normativo: El cumplimiento normativo es otro aspecto clave de la facturación electrónica, ya que implica el acatamiento de las disposiciones legales y tributarias vigentes en el país. Estas disposiciones regulan aspectos como los sujetos obligados a facturar electrónicamente y los plazos para su implementación, los requisitos técnicos y formales que deben cumplir las facturas electrónicas, los procedimientos para la generación, transmisión, validación, aceptación y conservación de las facturas electrónicas, y las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica. Para evitar estos riesgos, es necesario estar al día con la normatividad aplicable, tales como la Ley 1819 de 2016, que establece el marco legal de la facturación electrónica en Colombia, la Resolución 000042 de 2020, que reglamenta los aspectos técnicos y operativos de la facturación electrónica, y las demás resoluciones, circulares y comunicados emitidos por la DIAN y los operadores tecnológicos autorizados.
