La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, recibir y almacenar facturas de venta de forma digital, con la validación previa de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Este sistema busca simplificar, estandarizar y optimizar los procesos de facturación, así como facilitar el control tributario y la transparencia fiscal.
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Desde el año 2019, la DIAN ha establecido un calendario para que los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente se adapten a este sistema, según su actividad económica, ingresos y número de empleados. La última fecha límite para hacerlo es el 31 de diciembre de 2023, según la Resolución 000042 de 2020.
Pero, ¿qué pasa si no cumples con esta obligación? ¿Qué consecuencias legales y financieras puede tener para tu empresa? En este artículo te contamos cuáles son las principales sanciones que puedes enfrentar por no facturar electrónicamente en Colombia.
Sanciones económicas
Si no facturas electrónicamente, o lo haces de forma incorrecta, incumpliendo los requisitos legales establecidos por la DIAN, puedes ser sancionado con una multa equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas, sin que exceda los 950 UVT (Unidad de Valor Tributario). Para el año 2021, el valor de la UVT es de $36.308, por lo que la multa máxima sería de $34.492.600.
Además, si no suministras los datos requeridos por la DIAN para habilitarte como facturador electrónico, o lo haces de forma errónea o incompleta, puedes ser sancionado con una multa de 15.000 UVT, es decir, $544.620.000. Si no suministras los datos, el valor de la multa ascendería al 5% de las sumas de la información no suministrada.
Estas sanciones se aplican por cada factura emitida de forma incorrecta, por lo que pueden aumentar considerablemente si no acatas la norma. Además, la DIAN tiene la facultad de imponer estas sanciones de forma oficiosa, sin necesidad de un proceso previo.
Sanciones administrativas
Además de las sanciones económicas, si no facturas electrónicamente, o lo haces de forma incorrecta, puedes enfrentar otras consecuencias administrativas que afectan el funcionamiento de tu empresa. Estas son:
- Cierre temporal del establecimiento de comercio, oficina o lugar destinado al ejercicio de la actividad comercial o profesional, por un término de tres días, si reincides en el incumplimiento de los requisitos legales para la facturación electrónica.
- Suspensión o cancelación del Registro Único Tributario (RUT), si no te habilitas como facturador electrónico, o si no suministras los datos requeridos por la DIAN, o lo haces de forma errónea o incompleta.
- Imposibilidad de realizar transacciones comerciales con otras empresas o entidades públicas, si no cuentas con el RUT o con la habilitación como facturador electrónico.
Estas sanciones pueden tener un impacto negativo en la reputación, la productividad y la rentabilidad de tu empresa, por lo que es importante que te adaptes al sistema de facturación electrónica lo antes posible.
¿Cómo evitar las sanciones por no facturar electrónicamente?
Para evitar las sanciones por no facturar electrónicamente, lo primero que debes hacer es verificar si estás obligado a hacerlo, según el calendario establecido por la DIAN. Puedes consultar esta información en la página web de la entidad, o en el portal de facturación electrónica.
Si estás obligado a facturar electrónicamente, debes seguir los siguientes pasos:
Solicitar la habilitación como facturador electrónico ante la DIAN, suministrando los datos requeridos por la entidad.
Elegir un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, que te brinde el servicio de generación, transmisión y validación de las facturas electrónicas.
Implementar el sistema de facturación electrónica en tu empresa, siguiendo los requisitos legales y técnicos establecidos por la DIAN.
Expedir las facturas electrónicas de venta con la validación previa de la DIAN, y entregarlas a tus clientes de forma digital o impresa, según su preferencia.
Conservar las facturas electrónicas y los documentos soporte por el término legal, y ponerlos a disposición de la DIAN cuando lo solicite.
Si cumples con estos pasos, no solo evitarás las sanciones por no facturar electrónicamente, sino que también podrás disfrutar de los beneficios que este sistema ofrece, como la reducción de costos operativos, la agilización de procesos, la mejora de la seguridad y la trazabilidad de las transacciones, y la contribución al medio ambiente.
