La facturación electrónica es la evolución de la factura tradicional, que se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, con la misma validez legal que el papel.
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¿Cómo implementar la facturación electrónica en empresas de diferentes tamaños en Colombia?
Es un soporte tributario de las transacciones de venta de bienes y/o servicios, que ofrece múltiples beneficios para los emisores y receptores, como la reducción de costos, la optimización de procesos, la seguridad y la transparencia
En Colombia, la facturación electrónica es obligatoria para todos los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y del impuesto nacional al consumo, así como para los grandes contribuyentes y los grupos económicos. Sin embargo, cualquier persona natural o jurídica puede voluntariamente adoptar este sistema, siempre que cumpla con los requisitos y condiciones establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Para implementar la facturación electrónica en Colombia, se deben seguir los siguientes pasos, independientemente del tamaño o la actividad económica de la empresa:
Paso 1: Habilitarse en el portal de la DIAN
El primer paso es ingresar al portal de la DIAN y registrarse como usuario, si aún no lo ha hecho. Luego, debe acceder al servicio en línea de facturación electrónica y habilitarse como emisor electrónico, proporcionando sus datos básicos y adjuntando una copia de su documento de identidad. Este proceso es gratuito y se realiza en pocos minutos
Paso 2: Configurar los modos de operación
Paso 3: Solicitar la resolución de facturación
Paso 4: Asociar los prefijos
El cuarto paso es asociar los prefijos, que son los códigos que identifican a cada punto de venta o sucursal de la empresa. Para ello, se debe ingresar al portal de la DIAN y seleccionar la opción de asociar prefijos, indicando el número de resolución, el tipo de documento y el prefijo a asociar. Este proceso se puede realizar tantas veces como sea necesario, según el número de puntos de venta o sucursales que tenga la empresa.
Paso 5: Generar y enviar las facturas electrónicas
El quinto y último paso es generar y enviar las facturas electrónicas, siguiendo el formato XML estándar establecido por la DIAN, que contiene los datos mínimos exigidos por la normativa tributaria. Para ello, se puede utilizar el servicio gratuito de facturación electrónica de la DIAN, o contratar a un proveedor tecnológico autorizado, que se encargará de generar, firmar, validar y enviar las facturas electrónicas a la DIAN y al cliente. La empresa debe conservar una copia de las facturas electrónicas por el término de cinco años, y garantizar su disponibilidad y consulta por parte de la DIAN y del cliente.
