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¿Cómo ayuda la facturación electrónica a las empresas a cumplir con las normas tributarias en Colombia?

La transformación digital es el proceso de integrar las nuevas tecnologías en todas las áreas de una organización para cambiar su forma de operar, mejorar su competitividad y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes. Este proceso implica una transformación cultural, estratégica y operativa que requiere de una visión clara, un liderazgo comprometido y una gestión del cambio efectiva.

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¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica para las empresas?

La facturación electrónica ofrece múltiples beneficios para las empresas, entre los que se destacan:

Ahorro de costos:

Al eliminar el uso de papel, tinta, impresoras y almacenamiento físico, las empresas reducen sus gastos operativos y contribuyen al cuidado del medio ambiente.

Agilidad y eficiencia:

Al automatizar el proceso de facturación, las empresas optimizan su tiempo, evitan errores humanos, mejoran su control interno y facilitan la gestión de cobros y pagos.

Seguridad y transparencia:

Al contar con un sistema de validación y firma electrónica, las empresas garantizan la autenticidad, integridad y trazabilidad de sus facturas, evitando fraudes, falsificaciones y duplicidades.

Cumplimiento tributario:

Al generar y transmitir sus facturas electrónicas a la DIAN, las empresas cumplen con sus obligaciones fiscales, facilitan la declaración y pago de impuestos, y evitan sanciones y multas.

¿Cómo cumplir con la normativa de facturación electrónica en Colombia?

Para cumplir con la normativa de facturación electrónica en Colombia, las empresas y personas naturales deben seguir estos pasos:

Adquirir un software o servicio de facturación electrónica:
Existen varias opciones en el mercado que ofrecen soluciones de facturación electrónica adaptadas a las necesidades de cada negocio. Es importante elegir un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN y que cumpla con los requisitos técnicos y legales establecidos.

Registrarse como facturador electrónico:
Una vez se tenga el software o servicio de facturación electrónica, se debe solicitar a la DIAN el registro como facturador electrónico, a través de la página web de la entidad o de los servicios informáticos electrónicos habilitados para tal fin.

Generar y transmitir las facturas electrónicas:
Una vez se esté registrado como facturador electrónico, se debe generar y transmitir las facturas electrónicas a la DIAN y al cliente, siguiendo el formato y el anexo técnico definidos por la entidad. Las facturas electrónicas deben contener la información mínima exigida por la normativa, así como el código QR y la firma electrónica.

Conservar y consultar las facturas electrónicas:
Las facturas electrónicas deben conservarse en formato digital por un plazo mínimo de cinco años, contados a partir de la fecha de su expedición. Las facturas electrónicas se pueden consultar en el portal de la DIAN o en el software o servicio de facturación electrónica utilizado.

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