A partir del 1 de julio de 2023, todas las empresas colombianas deberán facturar electrónicamente. Esto incluye a las personas jurídicas, las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad y los grandes contribuyentes.
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La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, recibir y almacenar facturas de forma digital, sin necesidad de papel ni impresoras. Este sistema tiene múltiples beneficios tanto para las empresas como para el Estado, entre los que se destacan:
Mayor eficiencia y ahorro de costos:
La facturación electrónica reduce el tiempo y los recursos necesarios para gestionar las facturas, ya que se eliminan los procesos manuales, los errores humanos, el almacenamiento físico y el envío por correo. Además, se facilita la integración con otros sistemas contables, financieros y tributarios, lo que mejora la productividad y la competitividad de las empresas.
Mayor seguridad y transparencia:
La facturación electrónica garantiza la autenticidad, integridad y validez de las facturas, ya que se emiten con una firma electrónica y un código único de identificación. Además, se evita la falsificación, la duplicación, la pérdida o el deterioro de las facturas, lo que reduce el riesgo de fraudes y evasiones fiscales. Asimismo, se facilita el control y la fiscalización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), lo que mejora el cumplimiento de las obligaciones tributarias y la recaudación de impuestos.
Mayor facilidad y comodidad:
La facturación electrónica permite a las empresas emitir y recibir facturas en cualquier momento y lugar, desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Además, se simplifica el proceso de consulta, verificación y pago de las facturas, lo que mejora la relación con los clientes y proveedores. También se favorece el acceso a la información y a los reportes de las facturas, lo que facilita la toma de decisiones y la gestión financiera.
Para facturar electrónicamente, las empresas deben cumplir con una serie de requisitos y pasos, entre los que se encuentran:
Habilitarse como facturador electrónico ante la DIAN:
Las empresas deben solicitar y obtener un número de identificación tributaria (NIT) y una firma electrónica. También deben registrar y actualizar sus datos básicos, sus responsabilidades tributarias y sus puntos de facturación. Además, deben seleccionar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, que les brinde el servicio de facturación electrónica.
Generar y emitir las facturas electrónicas:
Las empresas deben generar las facturas electrónicas de acuerdo con el formato y los estándares establecidos por la DIAN. También deben enviar las facturas electrónicas al proveedor tecnológico, que se encarga de validarlas y asignarles un código único de identificación (CUFE). Luego, deben enviar las facturas electrónicas a los clientes, ya sea por correo electrónico o por otro medio electrónico.
Recibir y almacenar las facturas electrónicas:
Las empresas deben recibir las facturas electrónicas de sus proveedores, ya sea por correo electrónico o por otro medio electrónico. También deben verificar la autenticidad, integridad y validez de las facturas electrónicas, consultando el CUFE y la firma electrónica. Además, deben almacenar las facturas electrónicas en un medio electrónico por un plazo mínimo de cinco años, para fines legales y tributarios.
