La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, recibir y almacenar facturas de forma digital, sin necesidad de usar papel. Este sistema tiene múltiples beneficios tanto para los contribuyentes como para el Estado, ya que facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, reduce los costos operativos, mejora la eficiencia y la transparencia, y contribuye al cuidado del medio ambiente.
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Sin embargo, la facturación electrónica también implica una serie de riesgos que deben ser identificados, evaluados y controlados por las empresas que la implementan. Estos riesgos están relacionados con la seguridad de la información, el cumplimiento normativo, la operatividad del sistema y la satisfacción del cliente.
Seguridad de la información
La seguridad de la información es uno de los aspectos más críticos de la facturación electrónica, ya que implica el manejo de datos sensibles tanto de los emisores como de los receptores de las facturas. Estos datos pueden ser objeto de ataques cibernéticos, pérdidas, alteraciones, robos o fraudes, lo que puede afectar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información.
Para mitigar estos riesgos, las empresas deben implementar medidas de protección adecuadas, tales como:
Para implementar la facturación electrónica en Colombia, se deben seguir los siguientes pasos, independientemente del tamaño o la actividad económica de la empresa:
- Encriptar los datos que se transmiten y se almacenan.
- Usar certificados digitales y firmas electrónicas para garantizar la autenticidad y la validez de las facturas.
- Contar con copias de seguridad y planes de contingencia para recuperar la información en caso de emergencias.
- Capacitar al personal sobre las buenas prácticas de seguridad de la información y el uso adecuado de la tecnología.
- Cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y los operadores tecnológicos autorizados.
Cumplimiento normativo
- Los sujetos obligados a facturar electrónicamente y los plazos para su implementación.
- Los requisitos técnicos y formales que deben cumplir las facturas electrónicas.
- Los procedimientos para la generación, transmisión, validación, aceptación y conservación de las facturas electrónicas.
- Las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica.
Para evitar estos riesgos, las empresas deben estar al día con la normatividad aplicable, tales como:
- La Ley 1819 de 2016, que establece el marco legal de la facturación electrónica en Colombia.
- La Resolución 000042 de 2020, que reglamenta los aspectos técnicos y operativos de la facturación electrónica.
- Las demás resoluciones, circulares y comunicados emitidos por la DIAN y los operadores tecnológicos autorizados.
Coperatividad del sistema
La operatividad del sistema es otro factor que puede afectar el desempeño de la facturación electrónica, ya que depende de la calidad y la disponibilidad de los recursos tecnológicos que se utilizan. Estos recursos pueden presentar fallas, errores, interrupciones o incompatibilidades, lo que puede generar retrasos, inconvenientes o pérdidas de información.
Para prevenir estos riesgos, las empresas deben contar con un sistema de facturación electrónica robusto, confiable y adaptable, que les permita:
- Generar las facturas electrónicas de forma ágil y precisa, según los estándares definidos por la DIAN.
- Transmitir las facturas electrónicas a la DIAN y a los receptores de forma oportuna y segura, mediante los canales habilitados por los operadores tecnológicos autorizados.
- Recibir y gestionar las respuestas de la DIAN y de los receptores sobre la validación y la aceptación de las facturas electrónicas.
- Conservar las facturas electrónicas y sus soportes durante el plazo establecido por la ley, en un medio que garantice su integridad y su acceso.
Satisfacción del cliente
La satisfacción del cliente es otro aspecto que puede verse afectado por la facturación electrónica, ya que implica el cambio de los hábitos y las expectativas de los consumidores. Estos pueden tener dificultades para entender, aceptar o usar el sistema de facturación electrónica, lo que puede generar inconformidad, reclamos o pérdida de confianza.
Para minimizar estos riesgos, las empresas deben brindar un servicio de calidad y una atención al cliente eficiente, que les permita:
- Informar y educar a los clientes sobre los beneficios, los requisitos y el funcionamiento de la facturación electrónica.
- Resolver las dudas, las quejas y las sugerencias de los clientes sobre la facturación electrónica de forma oportuna y cordial.
- Ofrecer alternativas de pago y de entrega de las facturas electrónicas que se ajusten a las necesidades y preferencias de los clientes.
- Monitorear y medir el nivel de satisfacción de los clientes con respecto a la facturación electrónica y tomar acciones de mejora continua.
