La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, enviar y recibir facturas de venta por medios electrónicos, con el fin de facilitar los procesos tributarios y comerciales entre los contribuyentes. La facturación electrónica es obligatoria para todos los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y del impuesto nacional al consumo, así como para quienes voluntariamente decidan adoptarla.
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Para facturar electrónicamente en Colombia, se deben cumplir los siguientes requisitos, según el tamaño y la actividad económica de la empresa.
Empresas grandes
Son aquellas que tienen ingresos brutos iguales o superiores a 92.000 UVT (Unidades de Valor Tributario) en el año gravable anterior. Estas empresas deben:
- Tramitar la habilitación como facturador electrónico a través de la página de la DIAN.
- Contar con un software propio o de un proveedor autorizado para facturar electrónicamente.
- Tener un certificado de firma digital que identifique a la empresa y garantice la autenticidad e integridad de las facturas.
- Generar y transmitir las facturas electrónicas a la DIAN en el momento de su expedición.
- Expresar las facturas electrónicas en pesos colombianos y discriminar los impuestos correspondientes.
- Incluir el CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y el código QR en la representación gráfica digital o impresa de las facturas.
Empresas medianas y pequeñas
Son aquellas que tienen ingresos brutos inferiores a 92.000 UVT en el año gravable anterior. Estas empresas pueden:
- Solicitar la habilitación como facturador electrónico a través de la página de la DIAN o hacerlo automáticamente al generar su primera factura electrónica.
- Utilizar el software gratuito de la DIAN o adquirir un software propio o de un proveedor autorizado para facturar electrónicamente.
- Obtener un certificado de firma digital o utilizar el instrumento de firma electrónica de la DIAN (IFE) para firmar las facturas.
- Generar y transmitir las facturas electrónicas a la DIAN en el momento de su expedición o dentro de las 48 horas siguientes.
- Expresar las facturas electrónicas en pesos colombianos y discriminar los impuestos correspondientes.
- Incluir el CUFE y el código QR en la representación gráfica digital o impresa de las facturas.
Independientes
Son las personas naturales que realizan actividades económicas por cuenta propia y que están obligadas a expedir factura de venta. Estos contribuyentes pueden:
- Solicitar la habilitación como facturador electrónico a través de la página de la DIAN o hacerlo automáticamente al generar su primera factura electrónica.
- Utilizar el software gratuito de la DIAN o adquirir un software propio o de un proveedor autorizado para facturar electrónicamente.
- Obtener un certificado de firma digital o utilizar el instrumento de firma electrónica de la DIAN (IFE) para firmar las facturas.
- Generar y transmitir las facturas electrónicas a la DIAN en el momento de su expedición o dentro de las 48 horas siguientes.
- Expresar las facturas electrónicas en pesos colombianos y discriminar los impuestos correspondientes.
- Incluir el CUFE y el código QR en la representación gráfica digital o impresa de las facturas.
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