Para poder facturar electrónicamente en Colombia, es necesario cumplir con una serie de requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Estos requisitos aseguran la validez legal y la integridad de las facturas electrónicas. A continuación, te detallo los principales requisitos:
Inscripción en la DIAN: Antes de empezar a facturar electrónicamente, debes inscribirte en la DIAN como emisor de facturas electrónicas. Esto implica registrarte en el RUT (Registro Único Tributario) y obtener un Certificado Digital que servirá para firmar electrónicamente las facturas.
Software de Facturación Electrónica: Debes adquirir o desarrollar un software de facturación electrónica que cumpla con los estándares y requisitos técnicos establecidos por la DIAN. Este software debe ser capaz de generar facturas electrónicas, firmarlas digitalmente y transmitirlas de manera segura.
Certificado Digital: El Certificado Digital es una herramienta criptográfica que garantiza la autenticidad de las facturas electrónicas y la identidad del emisor. Debes obtener un Certificado Digital emitido por una entidad certificadora autorizada por la DIAN.
Cumplir con la Normativa Técnica: La factura electrónica en Colombia debe cumplir con la normativa técnica establecida por la DIAN. Esto incluye la estructura y el formato de la factura, así como los campos obligatorios que deben ser incluidos.
Generación de Códigos de Barras Bidimensional (Código QR): Las facturas electrónicas deben incluir un Código QR que permite la verificación de la autenticidad de la factura por parte del receptor y la DIAN.
Transmisión a la DIAN: Las facturas electrónicas deben ser transmitidas a la DIAN a través de los servicios web o plataformas designadas por la entidad. Esto garantiza que la DIAN tenga acceso a la información de las transacciones.
Información Completa y Correcta: Las facturas electrónicas deben incluir información completa y correcta del emisor, receptor, detalles de la transacción, impuestos aplicables, entre otros.
Almacenamiento: Tanto el emisor como el receptor deben almacenar las facturas electrónicas durante un período de tiempo establecido por la DIAN. Esto permite tener un registro histórico de las transacciones.
Cumplimiento de Plazos: Debes cumplir con los plazos establecidos por la DIAN para la emisión y transmisión de las facturas electrónicas.
Capacitación y Conocimiento: Es fundamental que el personal encargado de emitir y gestionar las facturas electrónicas esté capacitado y tenga conocimiento sobre el proceso y los requisitos técnicos.
Cumplir con estos requisitos es esencial para asegurar que tus facturas electrónicas sean válidas desde el punto de vista legal y tributario en Colombia. Es importante mantenerse actualizado sobre cualquier cambio normativo y técnico que pueda surgir en relación con la facturación electrónica.
